云档发[2003]43号

一、依据

根据《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000)，结合云南省工作实际，制定本实施细则。

二、整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、“件”的界定

“件”，是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，多种文字形成的同一文件作为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文中，同一年度的为一件；跨年度时各为一件。简报一期一件或几期一件。会议文件原则上每份文件为一件，一般会议文件可视情况作为一件。会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件。

四、适用范围

云南省施行《〈云南省归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《细则》）的单位是各级党政机关、人民团体和行业管理部门,科技事业单位、企业在自愿的基础上可参照《细则》整理文书档案。

五、质量要求

1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

六、整理方法

1、装订

（1）归档文件应以件为单位进行装订。装订材料可选用不锈钢订书针、棉线进行装订。对15页以下的较薄件，可用不锈钢订书针进行装订，对较厚件可用棉线“三孔一线”的方法装订。装订位置在文件左上角或左侧。

（2）装订时，正本在前，定稿在后（定稿如为计算机打印的，与正本内容一致，并且无任何修改笔迹时，只需将文头纸或有领导签字的一页附在正本之后视为定稿归档）；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。永久、长期保管的档案必须用符合档案保护要求的装订材料进行装订。短期保管的档案可保持原装订方式。

2、分类

（1）归档文件可采用“年度―机构（问题）―保管期限”的方法进行分类，归档文件数量不多的单位可采用“年度―保管期限”的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的一致。

（2）在分年度时，按文件形成的年度进行分类，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，按文件签发日期的年度分类。跨年度的会议文件，放在闭幕年。

3、排列

永久、长期保管的归档文件应在分类方案最低的一级类目内按事由原则结合时间或重要程度排列。短期保管的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件应集中排列。

4、编号

归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在归档文件首页上端的空白位置用黑色印油或碳素墨水加盖归档章。归档章设置“全宗号、保管期限、年度、件号（含室编件号、馆编件号）”等必备项目，归档章各项内容应使用蓝黑或黑色墨水填写。

（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

（2）年度：归档文件的形成年度，采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示。如“2003”。

（3）保管期限：归档文件的保管期限分为永久、长期、短期三种，简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”，填写时直接采用简称或代码。

（4）件号：文件排列的顺序号。包括室编件号和馆编件号。室编件号是在归档文件整理时，归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。依排列顺序逐件编号并填写在归档章的相关项目内。永久、长期、短期各编一个顺序号。馆编件号，按进馆要求标注。

5、编目

归档文件应按照室编件号顺序，编制归档文件目录。

（1）归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（2）件号：填写室编件号。

（3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（4）文号：文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号。

（5）题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“［］”。

（6）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030625(2003年6月25日)。

（7）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

（8）备注：注释文件需说明的情况。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽297mm×210mm)。

归档文件目录应装订成册并编制目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称，各单位还可视需要设置年度、保管期限等项目。

6、装盒

将归档文件按照档案室编制的件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（1）档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×22Omm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置为20mm、3Omm、40mm等。

（2）档案盒盒脊或底边设置全宗号、保管期限、年度、起止件号、盒号等项目。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制，机关档案室不填写，若确需填写，可暂时用铅笔填写。

（3）备考表：置于盒内文件之尾，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（4）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

（5）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

（6）日期：归档文件整理完毕的日期。

七、实施《细则》的单位，应把《细则》的施行与本单位的办公自动化、文档一体化和信息化建设紧密结合，将电子文件管理工作纳入到本单位的信息化建设中，建立归档文件目录和全文数据库，逐步实现档案管理现代化。

八、实施《细则》的单位，必须认真执行《细则》，对于违反《细则》造成档案损毁的单位和个人，将依法追究责任。本《细则》由省档案局制定，并负责解释。